Datenschutzhinweise für die Notarielle Tätigkeit

NAME UND KONTAKTDATEN DES VERANTWORTLICHEN

Der Verantwortliche für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist:

Notar Dr. Andreas Rasner
Untermainkai 30
60329 Frankfurt am Main

Telefon: +49 69 271 38 89 80
Telefax: +49 69 271 38 89 780
E-Mail:

KONTAKTDATEN MEINES DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN

Zum Datenschutzbeauftragten habe ich benannt:

ENSECUR GmbH
Höhefeldstraße 28
76356 Weingarten
Deutschland

E-Mail: email hidden; JavaScript is required

1 — Kategorien der von mir verarbeiteten personenbezogenen Daten

Im Zusammenhang mit meiner notariellen Tätigkeit verarbeite ich personenbezogene Daten, die ich

• von Ihnen selbst, 
• von von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. von einem anderen Notar oder Rechtsanwalt, einem Steuerberater, einem Makler oder einem Kreditinstitut),
• von einem sonstigen Dritten (z. B. Ihrem Arbeitgeber, einer Behörde oder einer (potentiellen) Vertragspartei von Ihnen) oder 
• durch Einsicht in eine öffentlich verfügbare Quelle (z. B. aus dem Grundbuch oder aus den Handels- und Vereinsregistern)

erhalte bzw. selbst erhebe, erfasse oder entwickle. Dies umfasst insbesondere folgende Kategorien von personenbezogenen Daten:

• Stammdaten (z. B. Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Kontaktinformationen wie E-Mail-Adresse(n) oder Telefonnummer(n), Ihr Geburtsdatum und Ihren Geburtsort, Ihre Staatsangehörigkeit, Ihre Steuer-ID, Ihren Familienstand und Ihre Geburtenregisternummer),
  
• biometrische Daten, insbesondere in Form von Kopien Ihres Personalausweises oder Reisepasses,
• Gesundheitsdaten, u. a. betreffend Ihre Geschäftsfähigkeit,
• Daten mit direktem Bezug zu meiner notariellen Tätigkeit (z. B. die Existenz und den Inhalt von Verträgen, Ihre familiäre Situation oder Ihre Vermögenssituation),
• Beratungsdaten (z. B. Inhalte von Anfragen und Datenerfassungsbögen, Beratungsdokumentation, erhaltene und erstellte Dokumente, Aktennotizen, Rechtsgutachten und rechtliche Einschätzungen),
• Tätigkeitsdaten (z. B. Abrechnungen und Rechnungsdaten) sowie
• weitere Daten, die ich im Rahmen meiner notariellen Tätigkeit erhalte.

Dazu können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z. B. Daten betreffend die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit oder, wie oben bereits erwähnt, biometrische Daten und Gesundheitsdaten) gehören.

2 — Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Als Notar bin ich Träger eines öffentlichen Amts. Meine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt.

In diesem Zusammenhang werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten durchzuführen. Dazu gehört etwa die Erstellung von Urkundsentwürfen, die Beurkundung und der Vollzug von Urkundsgeschäften sowie auch die Durchführung von Beratungen. Rechtsgrundlage für die anfallenden Verarbeitungstätigkeiten ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 3 Abs. 1
HDSIG, da sie im Rahmen der Wahrnehmung meiner notariellen Tätigkeit, also in Ausübung mir übertragener öffentlicher Gewalt, erfolgen. 

Darüber hinaus gibt es Situationen, in denen ich nach den für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben, zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten verpflichtet bin. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungstätigkeiten ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO. Hierunter fällt auch die Verarbeitung von Gesundheitsdaten im Rahmen meiner notariellen Amtsgeschäfte, beispielsweise innerhalb von notariellen Nebenakten nach Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO i. V. m. § 40 Abs. 2 NotAktVV oder zur Feststellung der Geschäftsfähigkeit der Beteiligten nach Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO i. V. m. §§ 11, 28 BeurkG.

Ferner verarbeite ich Ihre personenbezogenen Daten ggf. im Rahmen der folgenden Zwecke:

• Kontaktaufnahmen: Wenn Sie mit mir Kontakt aufnehmen, sei es per E-Mail, telefonisch oder schriftlich, werden die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten (beispielsweise Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, Ihr Name und/oder Ihre weiteren Kontaktdaten) von mir gespeichert und verwendet, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und ggf. Ihre Frage(n) zu beantworten. Rechtsgrundlagen für diesen Verarbeitungsprozess ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 3 Abs. 1 HDSIG, sowie mein berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO) daran, Ihnen zu antworten. 
• Geldwäscheprüfung: Nach dem Geldwäschegesetz (§§ 10-12 GwG) bin ich dazu verpflichtet, bei bestimmten Transaktionen und Geschäftsbeziehungen eine sog. Geldwäscheprüfung durchzuführen. Auch zu diesem Zweck muss ich personenbezogene Daten verarbeiten (beispielsweise um Beteiligte bzw. wirtschaftlich Berechtigte anhand ihres biometrischen Personalausweises oder Reisepasses zu identifizieren). Hierfür liegt die Rechtsgrundlage in § 11a Abs. 1 GwG bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO i. V. m. § 11a Abs. 1 GwG.
• Weihnachts- und andere Grußkarten, Einladungen: Sofern ich Sie persönlich kenne und/oder Sie bereits Beteiligter im Rahmen eines notariellen Verfahrens bei mir waren, kann es sein, dass ich Ihnen aufgrund meines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO) daran zu besonderen Anlässen (z. B. Weihnachten) Grußkarten oder Einladungen zu Veranstaltungen zukommen lasse. Ich gehe davon aus, dass sich die Empfänger über solche Grüße und Einladungen freuen. Sie können dem Erhalt von Grußkarten und Einladungen jederzeit widersprechen (Näheres dazu unten unter Punkt 9).
• Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung: In seltenen Fällen, insbesondere dann, wenn ich keine der oben genannten Rechtsgrundlagen als erfüllt ansehe, verarbeite ich Ihre personenbezogenen Daten auch auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO oder, für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Ich wende keine Systeme und Programme zur automatisierten Entscheidungsfindung/Profiling gemäß Art. 22 DSGVO an.

3 — Empfänger der personenbezogenen Daten

Als Notar unterliege ich einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle von mir Beauftragten. Ich gebe personenbezogene Daten nur in folgenden Konstellationen weiter:

• Einsatz von Dienstleistern: Wie viele andere Unternehmen setze auch ich externe Dienstleister ein. Diese Dienstleister können (je nach Wesen der zu erbringenden Dienstleistung) in Kontakt mit Ihren personenbezogenen Daten kommen, die ich verarbeite, oder personenbezogene Daten sogar explizit in meinem Auftrag verarbeiten. Rechtsgrundlagen für diese Weitergabe sind dabei stets Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e DSGVO, i.V. m. § 3 Abs. 1 HDSIG, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO oder mein berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO) daran, einen reibungslosen Ablauf meiner notariellen Tätigkeit zu gewährleisten. In meinen Vertragsverhältnissen mit den Dienstleistern lege ich jeweils fest, dass die Dienstleister die empfangenen personenbezogenen Daten nur insoweit verarbeiten dürfen wie für die Erbringung der Dienstleistung notwendig. 
  Als wichtigster Empfänger ist in diesem Zusammenhang die METIS Rechtsanwälte PartG mbB, Untermainkai 30, 60329 Frankfurt am Main, zu nennen, die mich in verschiedenen Bereichen (z. B. bei der Erstellung und Bearbeitung von Urkunden, bei der Rechnungsstellung und Buchführung, durch das Zurverfügungstellen einer IT-Infrastruktur sowie bei der allgemeinen Büroverwaltung) unterstützt.
  Weitere Empfänger von personenbezogenen Daten sind mein externer IT-Dienstleister, mein Notarsoftware-Anbieter und die NotarNet GmbH.
• Erfüllung rechtlicher Pflichten: Darüber hinaus kann ich unter Umständen einer besonderen rechtlichen Verpflichtung unterliegen, personenbezogene Daten Dritten (insbesondere öffentlichen Stellen) bereitzustellen. Eine solche Weitergabe beruht auf der Rechtsgrundlage aus Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO. Beispiele hierfür sind Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung oder öffentlichen Registern wie das Grundbuchamt, das Handels- oder Vereinsregister, das Zentrale Testamentsregister, das Vorsorgeregister, Gerichte wie das Nachlass-, das Betreuungs- oder das Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet. Ein weiteres Beispiel ist die Pflicht zur Meldung von Geldwäsche-Verdachtsfällen nach § 43 GwG an die zuständige Behörde.
• Einsatz eines Notarvertreters: Für den Fall meiner Abwesenheit oder Verhinderung bin ich nach §§ 39, 39a BnotO dazu berechtigt, zu meiner vorübergehenden Vertretung einen Notarvertreter zu bestellen. Dieser Notarvertreter erhält dann naturgemäß Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, wenn er mit Ihrer notariellen Sache befasst wird. Rechtsgrundlage für diese Weitergabe ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 3 Abs. 1 HDSIG.
  Mein üblicher Notarvertreter ist Herr Dr. Christopher Seemann, geschäftsansässig c/o METIS Rechtsanwälte PartG mbB, Untermainkai 30, 60329 Frankfurt am Main. Darüber hinaus behalte ich mir jedoch vor, jederzeit weitere Notarvertreter zu bestellen.

4 — Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer, also in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), beispielsweise die USA oder das Vereinigte Königreich, erfolgt nur, wenn dies für die notarielle Tätigkeit erforderlich ist (z. B. bei Zusammenarbeit mit einer ausländischen Anwaltskanzlei oder einem Notariat), wenn ich eine Anfrage einer ausländischen Behörde oder Gerichts beantworten muss, wenn ein Beteiligter in einem Drittland ansässig ist oder im Rahmen der Beauftragung eines externen Dienstleisters. 

Jede Übermittlung in ein Drittland erfolgt nur dann, wenn die dafür bestehenden Voraussetzungen aus Art. 44 ff. DSGVO vorliegen. Dies kann z. B. ein sog. Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO sein, also das verbindliche Anerkenntnis der Europäischen Kommission, dass ein Staat über ein angemessenes Datenschutzniveau verfügt. Liegt kein solcher Angemessenheitsbeschluss vor, kann die Datenübertragung auf anderen geeigneten Garantien beruhen, beispielsweise auf Standarddatenschutzklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Wenn Sie eine Kopie der von mir benutzten Standarddatenschutzklauseln (bzw. der sonstigen geeigneten Garantien) erhalten wollen, kontaktieren Sie gerne meinen Datenschutzbeauftragten oder mich direkt unter den obenstehenden Kontaktmöglichkeiten.

5 — Datenlöschung und Speicherdauer

Ihre von mir gespeicherten personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald der Zweck oder die Rechtsgrundlage für die Speicherung bzw. Verarbeitung entfällt.
Es können jedoch gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, die eine längere Speicherung bzw. Aufbewahrung der personenbezogenen Daten notwendig machen, beispielsweise aus § 50 Abs. 1 NotAktVV:

• für Urkundenverzeichnisse, elektronische Urkundensammlungen, Erbvertragssammlungen und Sondersammlungen: 100 Jahre,
• für papiergebundene Urkundensammlungen, Verwahrungsverzeichnisse und Generalakten: 30 Jahre und
• für die Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste und Nebenakten: 7 Jahre. Der Notar kann jedoch spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Nebenakte schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr. Die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen getroffen werden.

Weitere Aufbewahrungspflichten sind im Wesentlichen handels- oder steuerrechtlicher Natur, nämlich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) oder dem Umsatzsteuergesetz (UStG), beispielsweise nach § 147 AO, § 257 HGB oder § 14b UStG.

Wenn solche Aufbewahrungspflichten bestehen, schränke ich die über die reine Aufbewahrung hinausgehende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein und lösche bzw. vernichte sie mit Ablauf dieser Aufbewahrungspflichten. 

Von mir eingesetzte Dienstleister werden Ihre personenbezogenen Daten in ihren Systemen so lange speichern, wie es für die Erbringung der Dienstleistungen entsprechend meines jeweiligen Auftrags erforderlich ist.

6 — Keine Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Ich mache die notarielle Tätigkeit nicht davon abhängig, dass Sie mir zuvor personenbezogene Daten bereitstellen. Für Sie besteht grundsätzlich auch keine allgemeine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung, mir Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Eine Nichtbereitstellung der von mir bei Ihnen angeforderten personenbezogenen Daten kann jedoch dazu führen, dass ich die (weitere) Durchführung eines Amtsgeschäfts ablehnen muss, da ich es ohne die personenbezogenen Daten nicht durchführen kann oder darf.

7 — Ihre Rechte

Sie haben im Zusammenhang mit meiner Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Gemäß Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht, Auskunft über Ihre von mir verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer personenbezogenen Daten, sofern diese nicht bei Ihnen erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Gemäß Art. 16 DSGVO haben Sie das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei mir gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Gemäß Art. 17 DSGVO haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer bei mir gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Gemäß Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit dieser personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Gemäß Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie mir bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Gemäß Art. 21 DSGVO haben Sie das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, sofern die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e, f DSGVO erfolgt. Ich bitte in diesem Zusammenhang um die Darlegung der Gründe, weshalb ich Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten soll. Im Falle Ihres Widerspruchs prüfe ich die Sachlage und werde entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen meine zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer ich die Verarbeitung fortführe.
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre mir einmal erteilte Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten jederzeit mir gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass die Einwilligung als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Zukunft wegfällt.
• Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Gemäß Art. 77 DSGVO haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch mich zu beschweren, etwa bei der für uns zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde:
  
  Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
  Gustav-Stresemann-Ring 1
  65189 Wiesbaden
  Telefon: +49 611 1408 0
  E-Mail: email hidden; JavaScript is required 

8 — Aktualität dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise haben den Stand Dezember 2025.
Aufgrund geänderter gesetzlicher oder behördlicher Vorgaben oder auch bei Änderung meiner notariatsinternen Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzhinweise zu ändern. Die jeweils aktuellen Datenschutzhinweise können jederzeit auf dieser Webseite von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.

Wenn Sie Fragen zu diesen Datenschutzhinweisen haben, können Sie meinen Datenschutzbeauftragten oder mich gerne jederzeit kontaktieren.