Für die Übertragung des gesetzlichen Mindesturlaubs vom laufenden auf das nächste Kalenderjahr gilt grundsätzlich dies:
Der gesetzliche Mindesturlaub ist im laufenden Kalenderjahr zu gewähren und zu nehmen. Anderenfalls verfällt er.
Eine Übertragung von (Rest-) Urlaub auf das nächste Kalenderjahr ist möglich, wenn der Urlaub aus dringenden betrieblichen Gründen oder aus in der Person der Mitarbeitenden liegenden Gründen nicht genommen werden konnte. Eine solche Übertragung erfolgt dann kraft Gesetzes. Eine Genehmigung ist nicht erforderlich.
Arbeitgeberinnen müssen beim Urlaub ihre Mitwirkungspflicht erfüllen. Sie müssen daher Mitarbeitende über deren noch bestehenden Urlaub und einen drohenden Verfall zum Ende des Kalenderjahres (bzw. bei übertragenem Resturlaub zum 31. März) transparent und rechtzeitig aufklären und auffordern, den Urlaub zu nehmen. Tun sie dies nicht, verfällt und verjährt dieser Urlaub nicht.
Daraus folgt bei ordnungsgemäßer Erfüllung der Mitwirkungspflicht:
- Liegen keine dringenden betrieblichen oder in der Person der Mitarbeitenden liegenden Gründe für eine Übertragung vor, erfolgt keine Übertragung auf das nächste Kalenderjahr, sondern der Urlaubsanspruch verfällt am Ende des laufenden Kalenderjahres.
- Ein Verfall tritt am Ende des laufenden Kalenderjahres auch ein, wenn Mitarbeitende Urlaub selbst schon gar nicht verlangt haben.
- Liegt kein Übertragungsgrund vor, lehnen Arbeitgeberinnen eine verlangte Urlaubsgewährung aber einfach ab, erfolgt ebenfalls keine Übertragung. Vielmehr verfällt der Urlaubsanspruch am Ende des Kalenderjahres.
- Liegt zwar ein Übertragungsgrund vor und erfolgt eine Übertragung auf das nächste Kalenderjahr, muss dieser Urlaub bis zum 31. März dieses nächsten Kalenderjahres gewährt und genommen werden. Anderenfalls verfällt er. In diesem Übertragungszeitraum haben Arbeitgeberinnen kein Leistungsverweigerungsrecht mehr. Wird der Urlaub also im Übertragungszeitraum wieder nicht gewährt, verfällt er.
Ist der Urlaub nach dem oben Gesagten verfallen, hatten Arbeitgeberinnen aber kein Recht, einen von Mitarbeitenden verlangten Urlaub zu verweigern und war der Urlaubsanspruch erfüllbar (z.B. nicht bei Krankheit, vorrangigen Wünschen anderer Mitarbeitender), können Mitarbeitende einen Schadenersatzanspruch geltend machen. Dieser ist auf Freistellung von der Arbeitsleistung gerichtet (sog. Ersatzurlaub). Der Ersatzurlaubsanspruch unterliegt nur der Verjährung, keiner Befristung auf ein Kalenderjahr oder auf einen Übertragungszeitraum. Er kann nicht im laufenden Arbeitsverhältnis in Geld abgegolten werden.
Für Urlaub, der wegen Krankheit nicht gewährt wurde, gelten spezielle Regeln.
